Pengelolaan Arsip Jadi Indikator Keberhasilan Reformasi Birokrasi

MENTERI Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Syafruddin menuturkan, pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu dengan memanfaatkan teknologi melalui penerapan e-government merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun pemerintahan modern.

"Tata kelola kearsipan berbasis elektronik menjadi salah satu indikator penilaian keberhasilan pelaksanaan program SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan) dan reformasi birokrasi," ujar Syafruddin dalam acara Rapat Koordinasi Nasional Kearsipan 2019 dan Penyerahan ANRI Award dalam rangka Hari Kearsipan Nasional Ke-48 di Makassar, Sulawesi Selatan, Kamis (25/4).

Penerapan teknologi dalam sistem kearsipan akan menghadirkan data arsip yang terintegrasi, dinamis, melindungi kepentingan negara dengan menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik di segala bidang secara cepat, simultan, dan terarah.

Untuk itu, pengelolaan arsip yang terintegrasi dalam e-office merupakan bagian penting dalam Peraturan Presiden (Perpres) Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

"Maka penerapan e-government di bidang kearsipan bukan lagi sebuah pilihan, tetapi sebuah kewajiban dan kebutuhan," tegas Syafruddin.

Fungsi arsip saat ini bukan hanya sebagai catatan historis, bukan pula hanya menjalankan fungsi dukungan kesekretariatan suatu organisasi pemerintahan saja. Namun merupakan unsur utama dalam upaya membangun pemerintahan modern.

Pembangunan sistem teknologi kearsipan akan menjamin ketersediaan akses data dan informasi yang dapat dimanfaatkan oleh setiap aparatur negara di masa mendatang untuk mendukung fungsi dan kinerja setiap kementerian dan lembaga.

Sistem kearsipan yang dibangun dari hasil riset dan penelitian akan berguna untuk menetapkan rencana program pembangunan bidang ekonomi, sosial, politik, dan berbagai bidang lainnya.

"Walaupun nanti terjadi perubahan, tetapi sistem kearsipan elektronik tetap akan dapat digunakan untuk menyangga proses pemerintahan di masa depan," ungkapnya.

Syafruddin mengatakan, saat ini negara di dunia berlomba untuk mengintegrasikan sistem pemerintahannya dengan teknologi untuk mendukung pemerintahan dan perekonomian. Penerapan sistem elektronik dalam pemerintahan membuat semua keputusan terkait kebijakan publik akan tepat sasaran.

Sebab, keputusan tersebut akan dianalisa secara komprehensif dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat. Dampaknya, kepuasan dan kebahagiaan masyarakat meningkat dan kepercayaan diri pemerintah menguat dalam menjalankan pembangunan.

Baca juga: Serapan APBD Sulsel Triwulan I di Bawah Target

"Indonesia tidak boleh tertinggal, seluruh negara maju bukan lagi berpikir membangun e-government tetapi menciptakan smart city yang makin mengadaptasi modernisasi guna menopang kebijakan publik strategis untuk kemajuan bangsa," ucap Syafruddin.

Terkait penerapan pelayanan publik berbasis teknologi, Indonesia melalui Kemenpan-RB mendapat undangan untuk hadir dalam Forum Pelayanan Publik yang diadakan Perserikatan Bangsa-Bangsa di Azerbaijan, Juni mendatang.

"Saya ingin promosikan kepada dunia bahwa SAKIP Indonesia sudah menjadi produk andalan tata kelola pemerintahan yang baru di mata internasional. SAKIP bisa dikembangkan dan diterapkan di setiap negara yang memiliki karakter sama dengan Indonesia," tuturnya.

Menurut dia, penerapan SPBE di seluruh kementerian, lembaga, dan pemerintahan sudah merupakan keharusan dan tidak dapat ditunda lagi. Penerapan SPBE akan menciptakan efisiensi dan efektivitas dalam kerja pemerintahan. Dengan demikian anggaran pembangunan yang ada dapat difokuskan pada kegiatan strategis yang sejalan dengan prioritas arah pengembangan kualitas SDM Indonesia.

Menpan memberikan apresiasinya terkait penyelenggaraan Rakornas Arsip sebagai momentum bersama untuk melakukan pembenahan agar pengelolaan arsip lebih baik, sistematis dan dinamis.

Untuk itu, terdapat beberapa pembenahan yang harus dilakukan di antaranya pengembangan jabatan fungsional arsiparis harus menghadirkan standar ketersediaan arsip dan informasi kearsipan yang adaptif sebagai tulang punggung reformasi birokrasi.

Dalam hal teknologi perlu juga dilakukan pengembangan Electronic Filing System (EFS) sebagai sistem penyimpanan arsip berbasis komputer yang efisien, efektif, praktis, dan mudah. Fungsi riset harus membangun tiga fungsi digitalisasi infrastruktur sistem arsip yang utama yaitu saluran masuk, penyimpanan dan penyebaran data. (OL-1)