Menuju Digital Friendly University

TELAH lama era digital mengubah gaya hidup masyarakat menjadi serba praktis dan cepat. Hal itu ditandai dengan kemajuan infrastruktur teknologi seperti munculnya media sosial dan media daring lainnya. Hal itu memberikan pilihan fleksibilitas individu dan masyarakat untuk melakukan banyak aktivitas secara cepat dan tidak terbatas.

Perubahan itu terjadi di hampir semua aspek kehidupan dan memengaruhi interaksi setiap lapisan masyarakat. Dampaknya kemudian ialah memaksa transformasi digital dengan segala kendala perubahan yang menyertainya.

Transformasi digital yaitu proses perubahan keseluruhan budaya dan lingkungan pekerjaan dari lingkungan nondigital menjadi lingkungan digital, juga terjadi pada dunia pendidikan, khususnya perguruan tinggi atau universitas. Universitas dituntut untuk mampu memanfaatkan teknologi yang tepat guna untuk menjawab kebutuhan dari tenaga kependidikan, tenaga pendidik, dan mahasiswa selaku civitas akademik, memberikan layanan akademik dan nonakademik yang tidak lagi berbasis manual, serta meninggalkan tradisional.

MI/Duta

Ilustrasi MI

Sahabat digital

Tujuan utama universitas melakukan transformasi digital ialah untuk menciptakan lingkungan belajar yang ramah digital (digital friendly). Namun, mengubah skema suatu universitas menjadi digital friendly university bukan pekerjaan yang mudah. Universitas yang memutuskan melakukan transformasi digital harus melibatkan 3 aspek yang saling mendukung, yaitu pengguna, sistem, dan lingkungan.

Komitmen pimpinan universitas (rektorat, senat akademik, dan majelis wali amanat) agar memerankan digital leadership, yaitu menjalankan strategi digital dengan memanfaatkan teknologi guna mencapai tujuan utama. Teknologi dan alat yang digunakan harus memenuhi prinsip easy, simple, friendly, reliable, tepat sasaran, ramah lingkungan (green), smart, dan agile. Selanjutnya, dosen dan tenaga kependidikan harus bersahabat dengan teknologi agar menjadi agen digital transformation atau agen perubahan untuk mulai merealisasikan sebuah ide menjadi inovasi yang nyata.

Sebagian besar universitas masih memanfaatkan media daring yang sudah tersedia untuk memperlancar proses pekerjaan dan perkuliahan karena dianggap lebih efi sien. Tetapi, sebenarnya, percepatan kemajuan teknologi menuntut perubahan dalam dunia pendidikan, sistem digital internal dari universitas pada akhirnya akan menjadi kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan.

Terlebih saat pandemi covid-19 ini, keharusan tidak bertemu fi sik dan menjaga jarak (social distancing), membuat para tenaga pendidik dan tenaga kependidikan seolah dipaksa memastikan layanan akademik dan nonakademik terus berjalan dengan memanfaatkan teknologi. Inovasi layanan akademik menjadi sangat penting untuk menjawab hambatan yang terjadi di masa pandemi. Civitas akademika harus bersahabat dengan dunia digital.

Layanan digital

Digital friendly university memerlukan kerja sama yang kuat di antara civitas akademika dalam memberikan layanan akademik dan nonakademik secara digital.

Kecepatan dan kemudahan layanan digital akan dirasakan dosen dan mahasiswa dalam proses pembelajaran serta kemudahan pimpinan universitas mengambil keputusan. Tantangan mewujudkan layanan digital yang paling sulit ialah memastikan standar prosedur dijalankan secara pasti dan transparan.

Pengalaman penulis menyediakan layanan digital Aplikasi Satu Atap (ASA), agar mempermudah mahasiswa memperoleh kepastian layanan akademik yang mudah dan cepat, awalnya menemui berbagai hambatan. Sulitnya bagi civitas akademika meng ubah budaya atau cara kerja dari analog ke digital dapat diperkecil dengan melakukan pendampingan, evaluasi, teguran, dan pujian secara terus-menerus.

ASA memperingkas rangkaian prosedur pengurusan berkas-berkas administrasi akademik. Semangat awal untuk membangun ASA yang digagas sejak 4 tahun lalu, mendapatkan respons positif mahasiswa sebagai generasi milenial di unit kerja penulis. Mereka menyatakan bahwa berbagai administrasi suratmenyurat dapat dengan mudah diselesaikan melalui aplikasi tersebut, di antaranya mengurus kehilangan kartu rencana studi (KRS), kartu hasil studi (KHS), dan berbagai surat-menyurat lainnya.

Selain itu, di saat work from home, ASA menjadi alternatif terbaik mempermudah urusan administrasi.

Namun, meskipun mahasiswa menyambut baik, ASA masih menghadapi banyak tantangan terutama karena perkembangan teknologi tidak dapat langsung dipahami seluruh tenaga kependidikan dari generasi berbeda, yang beranggapan bahwa teknologi itu sulit untuk diterapkan dalam dunia pendidikan. Maka, secara perlahan- lahan, harus diberikan pemahaman dan peningkatan kompetensi digital kepada tenaga kependidikan sembari menyempurnakan sistem layanan ASA.

Meskipun perubahan kebiasaan atau mindset budaya menjadi tantangan yang sulit, tetapi bukan mustahil untuk dilakukan. ASA menunjukkan munculnya karakter digital leadership di unit layanan akademik paling bawah, layanan yang dilakukan secara komunikatif mendengarkan kebutuhan dari civitas akademika dan responsif dalam menjawab kebutuhan tersebut. Tentunya dengan membangun sistem yang menguntungkan bagi semua pihak.

Layanan digital menjadi langkah awal untuk melakukan transformasi menyeluruh tingkat universitas, karena potensi untuk menciptakan digital friendly university sudah dirasakan dan mulai diimplementasikan walaupun masih dalam skala kecil. Tetapi, perubahan kecil selalu mampu membawa dampak besar yang mendorong terjadinya perubahan lebih besar lagi untuk memberikan layanan akademik dan nonakademik yang terbaik.