Bikin Solusi Pengelolaan Dokumen, Infomedia Luncurkan Layanan ProVue-RDMS

ANAK usaha PT Telkom Indonesia, PT Infomedia Nusantara meluncurkan layanan ProVue-Record Document Management System (RDMS) yang dirancang menjadi solusi bagi perusahaan dalam mengelola dokumen fisik dan digital yang bersifat aktif maupun pasif dalam satu platform terintegrasi.

Direktur Utama Infomedia Eddy Sofryano mengatakan, layanan itu akan memudahkan perusahaan dalam mengelola dokumen fisik perusahaan, menjadikannya digital, mudah di akses, tersimpan dengan aman serta memenuhi akuntabilitas perusahaan pelanggan. 

"Layanan ini melengkapi solusi back end process yang diusung Infomedia sebagai salah satu layanan utama kepada pelanggan," katanya. 

Baca juga : Fakultas Hukum UP Gelar Seminar Internasional Bahas Layanan Apostille

ProVue-RDMS mengelola dokumen fisik (Physical Record) yang meliputi pemilahan, penataan, penyimpanan serta perawatan arsip, juga pengelolaan dokumen secara digital (Digital Record) seperti alih media dan digital filing platform.

Memahami tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengakses setiap dokumen dengan tetap menjaga keamanan data yang dimiliki, layanan ini turut mengedepankan platform as service untuk akses dokumen yang dilengkapi dengan fitur automation, analytics, dan kecerdasan buatan (A)).

Baca juga : 6 Dokumen Syarat Perpanjang SKCK Beserta Prosedurnya

Pengelolaan dokumen merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan yang memiliki masa kelola hingga puluhan tahun. 

Dalam Peraturan Kearsipan yang dikeluarkan oleh Badan Arsip Nasional RI no 12 tahun 2000, masa simpan arsip/dokumen penting perusahaan dapat mencapai 30 tahun. 

Dokumen perusahaan juga memiliki peran signifikan sebagai rekam jejak, sumber informasi, dan dapat menjadi bukti akuntabilitas dan kinerja organisasi hingga harus terpelihara baik fisik dan informasi didalamnya. Hal ini seperti tertuang dalam Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan no.8 tahun 1997 dan Perka ANRI no 9 tahun 2018 mengenai Pedoman Pemeliharaan Arsip. 

Dokumen perusahaan dapat menjadi bukti otentik harus dikelola sesuai standar, digitalisasi dokumen dimanfaatkan untuk kemudahaan akses bagi pihak yang berkepentingan.

Mengingat urgensi pengelolaan dokumen ditambah dengan masa simpan yang sangat panjang tersebut, maka diperlukan penanganan secara khusus dengan melibatkan teknologi digital sebagai alat utama dalam memastikan setiap arsip dapat tersusun dan terkategorisasi dengan baik. 

Ketua Tim Penyimpanan dan Perawatan Arsip Pusat Jasa Kearsipan ANRI, Wijiyanto mengatakan, digitalisasi sudah menjadi bagian yang krusial dalam proses bisnis, apalagi dalam kaitannya melindungi berbagai arsip penting perusahaan. 

"Digitalisasi tentu akan membantu dari segi keamanan, kemudahan dan kenyamanan mengakses dokumen serta mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik. Saya yakin Infomedia dapat memberikan berbagai terobosan baru dalam pengelolaan arsip secara digital sesuai kebutuhan," katanya.

ProVue-RDMS dilengkapi dengan penggunaan computer vision berbasis AI dan penggunaan drone untuk memantau kesesuaian dokumen pada tempatnya serta kebutuhan stock opname dokumen.

Teknologi security system dengan face recognition juga diterapkan untuk menjaga keamanan gedung dan dokumen tetap terpantau dengan baik. Mobilisasi dokumen bergerak akan terpantau keamanannya melalui vehicle tracking yang terpasang pada kendaraan pengangkut dokumen dan dapat dipantau secara realtime.
 
Adapun faktor transparansi dan akuntabilitas terjaga dengan dukungan dashboard pada aplikasi yang dapat diakses melalui website dan mobile. 

Aplikasi ini menampilkan history proses saat penyimpanan dan pengambilan dokumen secara realtime mulai dari proses order hingga monitoring, alih media dan digital filing platform.

Di sisi lain, mengusung digitalisasi dalam layanan RDMS merupakan bagian dari upaya perusahaan dalam berkontribusi terhadap lingkungan. Tidak dapat dipungkiri, banyaknya dokumen dalam bentuk fisik terkadang sulit dikelola dengan baik oleh perusahaan. 

Melalui Document Management System yang terekam dengan baik secara digital, perusahaan dapat menekan biaya operasional dalam pengelolaan dokumen, mengurangi jumlah penggunaan kertas sekaligus mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan dan mempercepat aliran distribusi kepada pihak yang membutuhkan.

"Menuju Indonesia Digital di tahun 2045, Telkom Group terus bertransformasi, dan Infomedia menjadi bagian penting dalam melakukan digitalisasi BPO sebagai core bisnisnya. Dengan adanya RDMS ini, Infomedia akan memperkuat positioning perusahaan sebagai Digital BPO player terdepan di Indonesia dan mampu mendukung Telkom Group sekaligus mengakselerasi pertumbuhan ekonomi nasional," ungkap Direktur Grup Business Development Telkom Honesti Basyir.

RDMS bekerjasama dengan mitra-mitra terdepan dalam pengelolaan dokumen dan teknologi terkini serta berkomitmen untuk kerap berinovasi dalam mewujudkan pelayanan digital secara end to end untuk mendukung visi Indonesia Digital 2045. (Z-5)