Aturan Cara Menulis Nomor Surat Resmi dan Dinas

PERNAH kamu melihat nomor pada sebuah surat? Nomor tersebut bukan sekedar angka, namun mempunyai fungsi yang sangat penting loh.

Nomor surat merupakan susunan nomor urut penulisan, kode surat, tanggal, bulan serta tahun pembuatan surat. Kode pada nomor surat dari setiap instansi atau lembaga pembuat surat akan berbeda-beda dan kode yang dibuat juga mempunyai kategori masing-masing sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

Pemberian nomor surat akan memudahkan dalam melakukan penyimpanan atau arsip surat yang dilakukan oleh sebuah lembaga pembuat surat. Dalam melakukan penulisannya, nomor surat sering ditempatkan pada bagian atas kiri pada surat.

Baca juga: Contoh Cara Menulis Surat Izin Sekolah karena Sakit dan Keperluan Keluarga

Penulisan nomor surat juga harus dipahami orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam urusan persuratan. Pasalnya nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam bentuk elektronik. Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi maupun surat dinas dipisah dari satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/).

Jadi, dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan.

Baca juga: Syarat dan Mekanisme Membuat Surat Izin Keramaian

Selain itu, kode pada nomor surat juga menentukan jenis surat yang telah dikeluarkan. Hal ini akan mempermudahkan penerima surat untuk mengetahui surat apa yang diterima serta apa yang harus dilakukan dalam surat tersebut. Jadi, dari nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau surat dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam persuratan.

Fungsi Nomor Surat

1. Identifikasi dan Pelacakan

Nomor surat digunakan untuk mengidentifikasi setiap surat atau dokumen tertulis secara unik. Hal ini memungkinkan untuk melacak surat tersebut dan mengacu kepadanya jika diperlukan di masa mendatang. Dengan nomor surat, Anda dapat dengan mudah menemukan surat atau dokumen yang relevan dalam arsip.

2. Menjaga Keteraturan

Nomor surat membantu menjaga keteraturan dalam pengarsipan dan penyimpanan surat-surat. Dengan memiliki sistem nomor surat yang baik, surat-surat dapat diurutkan secara kronologis atau berdasarkan kategori tertentu, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen.

3. Pengidentifikasian Asal dan Tujuan

Nomor surat juga dapat mencerminkan asal dan tujuan surat. Misalnya, dalam sebuah perusahaan, nomor surat mungkin mencantumkan kode departemen atau unit yang mengirim surat dan kode untuk penerima atau departemen yang dituju. Ini membantu dalam mengarahkan surat ke pihak yang tepat.

4. Verifikasi dan Keabsahan

Nomor surat juga dapat digunakan untuk memverifikasi keabsahan sebuah dokumen atau surat. Dalam beberapa kasus, nomor surat dapat dicocokkan dengan catatan internal atau dengan pihak yang mengklaim surat tersebut untuk memastikan bahwa surat tersebut adalah sah.

5. Manajemen Waktu

Dengan nomor surat, Anda dapat melacak kapan surat itu dikirim atau diterima. Ini dapat berguna untuk manajemen waktu, terutama jika surat memiliki batas waktu tertentu atau untuk mengingatkan Anda tentang tindak lanjut yang perlu dilakukan.

6. Penyusunan Arsip

Nomor surat juga memudahkan dalam penyusunan arsip surat-surat. Anda dapat mengorganisasi surat-surat berdasarkan nomor suratnya dalam file atau folder tertentu, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali surat tersebut di kemudian hari.

7. Komunikasi Internal

Dalam beberapa organisasi, nomor surat digunakan dalam komunikasi internal untuk merujuk atau mengacu pada dokumen atau keputusan tertentu. Hal ini membantu dalam diskusi dan koordinasi antardepartemen.

Aturan Penomoran 

Dalam pembuatan surat resmi, ada beberapa aturan penomoran yang sudah lazim digunakan. Nomor surat tidak bisa diletakkan pada posisi sembarangan. Umumnya, nomor surat ditulis di posisi kiri atas, tepat di bawah kepala surat.

Selain posisi yang tidak bisa sembarangan, kode-kode yang dimasukkan juga mempunyai aturan tersendiri. Biasanya, dalam pembuatan surat resmi atau surat dinas, format nomor surat meliputi kode jenis surat, nomor urut, nama lembaga, urutan bulan ditulis dengan angka romawi serta tahun yang dilaksanakan.

Cara Membuat 

Berikut ini beberapa cara membuat nomor surat yang perlu diperhatikan.

1. Memahami Komponen Nomor Surat

Apabila kalian lihat nomor surat sendiri biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Ternyata setiap nomor maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut mempunyai makna yang berbeda. Jadi, kita perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor surat itu sendiri.

Secara umum, nomor surat itu terdiri atas :

• Kode nomor surat,
• Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
• Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
• Bulan berjalan, pada bulan berjalan ini dituliskan dengan angka romawi,
• Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi ini, ke lima komponen tersebut harus tercantum dan terpisah oleh garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, kemudian yang harus diperhatikan yaitu format penomoran surat keluar di mana nomor ini menjadi kode penyampaian informasi tentang jenis surat yang dikeluarkan.

Berikut ini cara penulisan format penomoran surat keluar beserta kode nomor surat :

• Surat Keputusan (SK) : 01.
• Surat Undangan (SU) : 02.
• Surat Permohonan (SPm) : 03.
• Surat Pemberitahuan (SPb) : 04.
• Surat Peminjaman (SPp) : 05.
• Surat Pernyataan (SPn) : 06.
• Surat Mandat (SM) : 07.
• Surat Tugas (ST) : 08.
• Surat Keterangan (SKet) : 09.
• Surat Rekomendasi (SR) : 10.
• Surat Balasan (SB) : 11.
• Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12.
• Sertifikat (SRT) : 13.
• Perjanjian Kerja (PK) : 14.
• Surat Pengantar (SPeng) : 15.

Artinya, dalam menulis nomor kamu harus mengikuti kode-kode di atas untuk setiap jenis suratnya. Contohnya, nomor 01 sebagai nomor untuk surat penginformasian keputusan, kode surat ini diletakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor :… (diisi kode surat)”.

Contoh 1

Nomor : 01.004/ SMA- SM/V/2018

Kemudian akan dibagi dalam contoh komponen surat satu per satu dalam bentuk keterangan sebagai berikut :

• 01 : Kode nomor surat keluar, 01 merupakan jenis surat keputusan.
• 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan, 004 maka surat ini adalah surat ke empat yang dikeluarkan.
• SMA – SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat, misalnya SMA Suka Maju.
• V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
• 2018 : Tahun berjalan.

Selanjutnya, yang perlu kalian ketahui juga yaitu tentang bagaimana penempatan nomor pada surat resmi. Nomor surat dituliskan pada bagian awal surat sejajar ke bawah dengan penulisan lampiran dan halaman surat.

Contoh 2

Nomor         : 01.003/SMA-SM/V/2018
Lampiran             : –
Perihal                 : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode 2018/ 2019

Penjelasan di atas sebagai contoh dari cara membuat penulisan nomor surat yang umum. Sedangkan untuk keperluan sehari-hari penulisan nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi yang membuat surat . Selain itu, jangan heran apabila nantinya ditemukan penulisan nomor yang berbeda dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.

Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya menyertakan kode penerima surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari lembaga tersebut. Kode penerima tersebut dituliskan dengan urutan nomor urut surat, kode penerima pada bgaian internal atau eksternal lembaga pembuat surat, kode perihal dan tahun berjalan. (Z-3)