Pengertian Korespondensi, Jenis, Cara Membuat, dan Contoh

KORESPONDENSI berkaitan erat dengan proses komunikasi antar perusahaan yang menggunakan surat. Dalam konteks ini, korespondensi mengacu pada cara penyampaian pesan atas nama perusahaan kepada orang lain. Oleh karena itu, korespondensi tak dapat dipisahkan dari surat menyurat.

Surat menyurat memiliki arti sebagai sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau maksud kepada pihak lain, dengan dilengkapi oleh ciri-ciri khusus. Beberapa ciri yang terdapat dalam surat antara lain adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat, tanda tangan, dan lain sebagainya.

Korespondensi merupakan proses komunikasi yang dilakukan melalui pengiriman surat dari satu pihak ke pihak lain, baik dalam konteks perusahaan, organisasi, maupun individu. Hal ini juga dapat disebut sebagai pertukaran surat untuk tujuan pertanyaan atau penawaran.

Baca juga: Contoh Pidato Persuasif Menarik dengan Beragam Ide

1. Definisi Korespondensi menurut para ahli

• Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), korespondensi adalah prosedur hubungan sosial yang terjadi dalam sebuah institusi atau perusahaan melalui surat menyurat.

• Finoza (2009) menyatakan bahwa korespondensi adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh perseorangan, organisasi sosial, dan institusi perusahaan.

• Djuharie (2001) menjelaskan bahwa korespondensi adalah serangkaian kegiatan surat menyurat yang dilakukan sebagai sarana komunikasi tertulis.

Baca juga: 10 Daftar Aplikasi Translate Inggris-Indonesia yang Lebih Akurat dari Google

2. Tujuan dari korespondensi

• Menyampaikan informasi

• Menyampaikan isi surat

• Mempercepat komunikasi

3. Fungsi korespondensi

• Sebagai alat komunikasi tertulis yang menghubungkan pihak-pihak terkait.

• Sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi atau bukti atas suatu pernyataan.

• Sebagai pengingat atau reminder atas suatu hal yang perlu dilakukan atau diperhatikan.

• Sebagai media untuk berkomunikasi dengan jelas dan terstruktur.

• Sebagai bahan dokumentasi untuk mencatat dan mengarsipkan komunikasi yang terjadi.

• Sebagai perwakilan atau representasi dari individu atau institusi yang mengirimkan korespondensi.

4. Jenis korespondensi beserta contohnya

A. Korespondensi Internal, yakni korespondensi antara individu, departemen, atau cabang dalam organisasi yang sama.

Contoh:

• Surat yang dikirimkan BEM Universitas (Badan Eksekutif Mahasiswa) kepada BEM Fakultas.

• Surat yang dikirim oleh salah pengurus pusat PGRI (Persatuan Guru Republik Indonesia) sebagai salah satu organisasi profesi kepada setiap PGRI yang ada di wilayah.

B. Korespondensi Eksternal, yakni korespondensi antara individu yang bukan dari organisasi yang sama. Ini mencakup korespondensi dengan pelanggan, pemasok, bank, lembaga pendidikan, atau departemen pemerintah.

Contoh:

• Surat yang dikirim oleh Siswa SMK Negri 1 Banjar Margo, Kabupaten Tulang Bawang, Provinsi Lampung untuk mengikuti kegiatan Magang di Perusahaan tertentu.

• Surat yang dikirimkan oleh salah satu organisasi sekolah, yaitu KIR SMA 1 Surakarta kepada KIR SMA 2 Surakarta.

Dalam membuat korespondensi, penting untuk memperhatikan empat unsur yang telah dijelaskan sebelumnya. Korespondensi harus jelas, lugas, menarik, dan santun. Pilihan kata yang tepat, kalimat yang terstruktur dengan baik, dan penggunaan tanda baca yang benar adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat korespondensi bisnis.

(Z-9)