SEBUAH terobosan inovasi baru diluncurkan oleh Universitas Terbuka (UT) pada Senin, 27 Desember 2021. Inovasi tersebut berupa aplikasi yang terintegrasi yaitu Bionic Office Integration System (BOIS).
UT sebagai penyelenggara Pendidikan Tinggi dengan konsep jarak jauh telah menghasilkan lulusan lebih dari 1,7 mahasiswa, demikian pula mahasiswa aktif saat ini mencapai 341.000 orang. Untuk mengelola perguruan tinggi dengan civitas academia yang begitu besar, diperlukan tata kelola administrasi, layanan akademik yang modern, handal serta akurat.
Untuk me-manage begitu banyak kegiatan, mengerjakan secara manual, saat ini sudah tidak relevan lagi. Hadirnya BOIS menjawab tantangan di era teknologi saat ini, di mana teknologi menjadi alat dalam mengefisienkan berbagai pekerjaan, menyederhanakan tahapan dalam penyelesaian pekerjaan.
Implementasi BOIS akan menggerakkan setiap karyawan di UT untuk bekerja lebih efisien dan cepat. Keuntungan lain dari penerapan BOIS ini adalah pekerjaan dapat dilaksanakan di manapun karena BOIS berbasis web. Sehingga tercipta efisiensi penggunaan ATK (kertas, printer, toner, dll). Karena BOIS menciptakan paperless, mudah telusur balik (retrieve) atas dokumen yang diperlukan, efisiensi penyimpanan dokumen karena dari kertas menjadi digital.
Diluncurkan secara resmi oleh Rektor UT di sela apel pagi dengan nama PANUTAN (Portal Aplikasi Naskah Dinas UT dan Administrasi Perkantoran), Prof. Drs. Ojat Darojat, M.Bus., Ph.D. menekankan bahwa transaksi digital merupakan budaya kerja yang utama di UT. Selain itu, tersedianya Tanda Tangan Elektronik (TTE) pada aplikasi PANUTAN akan mengurangi penggunaan kertas. Namun dalam beberapa keadaan tanda tangan manual masih bisa digunakan.
Hadirnya PANUTAN tentu mempunyai banyak manfaat. Yaitu dalam hal pelayanan administrasi dan akademik modern menjadi akurat dan cepat, mempermudah tracing dokumen serta efisiensi penggunaan ATK.
Antares Firman, S.E., M.Prof.Acc., selaku Penanggung Jawab Bidang Kelembagaan, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa, menjelaskan bahwa di era digital perubahan diperlukan untuk dapat mengejar perkembangan zaman. Seperti yang diketahui bahwa UT mempunyai 39 UPBJJ-UT, PANUTAN menawarkan efesiensi waktu.
Di antaranya dalam pengiriman surat menyurat. Jika dilakukan secara konvensional bisa memakan waktu yang cukup lama.
Beliau memaparkan bahwa office automation telah mengalami perkembangan teknologi tidak hanya mengembangkan naskah dinas namun arahnya yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). Untuk itu pada aplikasi PANUTAN selain menyediakan fasilitas naskah dinas juga memiliki fasilitas agenda, e-mail, video conference, TTE, Digital Attendance dan booking sarana dan prasarana.
Aplikasi PANUTAN akan diterapkan mulai 3 Januari 2022. Sosialisasi dan pelatihan-pelatihan telah dilakukan di seluruh UPBJJ-UT dan setelah peluncuran akan disosialisasikan di unit-unit di UT Pusat. Pengelola aplikasi PANUTAN di bawah Sub bagian TU BKUK. (OL-10)
