Harus Buat Notulen Rapat? Ini yang Harus Anda Siapkan

NOTULEN merupakan bentuk tidak baku dari notula, yang merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

Notulen bersifat jelas, ringkas, sistematis, dan dapat memberikan informasi secara menyeluruh terkait pembicaraan dalam sebuah pertemuan. 

Pembuatan notulen bertujuan untuk menjadi sumber informasi yang terpercaya, menjadi bukti terlaksananya pertemuan atau rapat, dan menjadi tolak ukur untuk mengambil sebuah keputusan.

Baca juga: Contoh Mukadimah dalam Pembukaan Pidato

Fungsi dari notulen adalah sebagai panduan, sebagai pengingat, dan juga sebagai penghemat waktu sebagaimana semua tugas dan tanggung jawab sudah terangkum.

Format Notulen

1. Pembuka

Terdiri dari:

• Judul atau topik yang dibahas
• Waktu pelaksanaan
• Lokasi pelaksanaan
• Anggota yang hadir dalam rapat

2. Isi Notulen

Terdiri dari:

• Kata pembuka
• Pembahasan
• Hasil dan keputusan
• Waktu berakhirnya rapat

3. Penutup

Terdiri dari:

• Waktu untuk kegiatan atau rapat selanjutnya
• Tanda tangan sejumlah pihak penting dan bertanggung jawab yang meliputi nama, jabatan, dan tanda tangan

Contoh Notulen Rapat

Contoh notulen rapat tim HRD

Notulen Rapat Tim HRD PT ERB Desember 2021

Tanggal: 6 Desember 2021

Waktu: 10.00 WIB – 12.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat 4, Gedung PT ERB di Jl. Soekarno Hatta 15, Jakarta

Tujuan Pembahasan: Penambahan Pekerja di Divisi Marketing PT ERB
Anggota yang Hadir: Roni (CEO), Karina (Head of Human Resource Department), Aruna (Head of Accounting), Kanina (Head of Marketing)

Pembahasan:

• Penambahan pekerja di Divisi Marketing PT ERB.
• Kondisi sumber daya manusia di Divisi Marketing PT ERB.
• Gaji yang akan didapatkan oleh pekerja baru.

Hasil Keputusan:

• Penambahan pekerja di Divisi Marketing PT ERB sebanyak 2 orang.
• Gaji yang akan ditawarkan memiliki range Rp4,7 juta sampai Rp5,2 juta.
• Pengumuman lowongan pekerjaan akan disebarkan melalui berbagai platform pencarian kerja online.

Notulis: Runa

Contoh notulen rapat organisasi

Notulen Hasil Rapat

Perencanaan Bakti Sosial Acrux Community

Hari, tanggal: Selasa, 27 April 2021

Waktu: 13.00 WIB

Tempat: Cafe HERM, Bandung

Hadir: Ketua asosiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi dokumentasi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO).

Ketidakhadiran: nihil

Pimpinan rapat: ketua asosiasi

Notulen: sekretaris asosiasi

Acara: perencanaan bakti sosial di Kampung Cimekar

Keputusan-Keputusan:

• Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 4 November 2021 di Kampung Cimekar.
• Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchandise, sosialisasi melalui media sosial, dan juga penggalangan dana dari sponsorship.
• Bakti Sosial dilakukan selama tiga hari. Hari pertama adalah pentas seni dan kelas sains, hari kedua membawa anak-anak bertamasya ke Perpustakaan Daerah, dan hari ketiga adalah syukuran serta penyerahan dana hibah bagi Kampung Cimekar.

Penutup: Rapat ditutup pada hari Selasa, 27 April 2021 pada jam 15.30 WIB. Rapat selanjutnya akan membahas dana yang telah terkumpul pada hari Selasa, 4 Mei 2021 pukul 13.00 WIB di Cafe HERM Bandung.

Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Acrux Community dilaporkan.

Bandung, 27 April 2021

Ketua Acrux Community Bandung       Sekretaris Acrux Community Bandung

Contoh notulen rapat RT

Rapat RT 03 RW 11

Kelurahan Cibeureum

Kota Cimahi

Hari/tanggal: Sabtu, 08 Juli 2021

Waktu: 19.00 – 21.00 WIB

Tempat: Kediaman Ketua RT 03 RW 11, Indra

Pemimpin Rapat: Haris

Total Peserta: 20 orang

Bahasan Rapat: Memperingati Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2021

Kegiatan Pembukaan:

Dibuka oleh Haris

Sambutan oleh Ketua RT 03 RW 11, Indra

Hasil Rapat:

Untuk memperingati dan memeriahkan Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2021, maka akan diselenggarakan serangkaian acara yang akan dimulai di tanggal 16 Agustus 2021 hingga 19 Agustus 2021 dengan rincian kegiatan sebagai berikut:

• Tanggal 16 Agustus 2021: Acara lomba untuk anak-anak di siang hari
• Tanggal 17 Agustus 2021: Upacara bendera
• Tanggal 18 Agustus 2021: Acara lomba untuk remaja & orang dewasa
• Tanggal 19 Agustus 2021: Bazaar dan lomba tumpeng

Yang akan diurus oleh kepanitiaan dengan susunan sebagai berikut:

• Ketua pelaksana: Roni
• Sekretaris: Lisa Handayani
• Bendahara: Anisa Kartika
• Koordinator seksi acara: Bayu Asnawi
• Koordinator humas: Alma Kartina
• Koordinator seksi kebersihan: Usman Karim
• Koordinator seksi konsumsi: Alfan Kintan
• Koordinator seksi perlengkapan: Mustawan

Kegiatan ditutup oleh Haris sebagai pemimpin rapat pukul 21.00 WIB

Pemimpin Rapat, Notulis,

Haris. Asri. (OL-1)