Taspen Tingkatkan Tata Kelola Kearsipan melalui Digitalisasi

PT Taspen terus berupaya memberikan kemudahan pelayanan kepada para peserta dengan meningkatkan tata kelola kearsipan yang baik melalui digitalisasi arsip yang terstruktur dan sistematis. Sebagai salah satu upaya mewujudkan komitmen tersebut, perseroan menggelar kegiatan Benchmarking Kearsipan kepada PT Timah.

Melalui kegiatan tersebut, Taspen berupaya meningkatkan tata kelola kearsipan sehingga pengarsipan dapat dilakukan secara lebih efisien. Aksesibilitas, keamanan, dan ketahanan arsip juga lebih terjamin. Di samping itu, biaya penyimpanan fisik dan perawatan dokumen juga lebih minim.

"Taspen meyakini proses pengarsipan merupakan elemen kunci untuk memastikan informasi yang diterima peserta akurat dan lengkap. Dengan belajar dari yang terbaik, kami dapat secara langsung mengamati proses pengelolaan arsip, baik konvensional maupun digital di PT Timah guna meningkatkan kualitas layanan kami dan memberikan kemudahan kepada seluruh peserta," ujar Pelaksana tugas Corporate Secretary Taspen Pudiastuti Citra Adi melalui keterangan ertulis, Rabu (21/8).

Baca juga : Digitalisasi Jadi Salah Satu Kunci Raih Penghargaan

Dalam kegiatan ini, perwakilan tim kearsipan Taspen mengunjungi pusat rekaman PT Timah untuk mempelajari proses dan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan di sana. Selain itu, diadakan juga sesi sharing dan demo aplikasi pengelolaan arsip PT Timah yang bernama Sadar Tertib Arsip Timah. 

Diskusi mendalam juga dilakukan perihal tantangan-tantangan dan perkembangan teknologi kearsipan sebagai upaya untuk terus menyempurnakan digitalisasi arsip perusahaan. 

Kepala Bidang Komunikasi Perusahaan PT Timah Anggi Siahaan mengatakan unit kearsipan PT Timah terus melakukan pembenahan dan penyesuaian dalam pengelolaan arsip agar keamanan dan keselamatan arsip tetap terjaga.

Baca juga : Transformasi Human Capital Pacu Kinerja Perusahaan

"Itu dilakukan sesuai standar yang ditentukan oleh perka ANRI. Kami telah menerapkan arsip digital, dan dengan adanya akreditasi dari ANRI, kami wajib mengikuti semua standar yang ditetapkan, mulai dari pengelolaan, penyimpanan, pengawasan, hingga pembinaan," tuturnya.

Pedoman dan standar pengelolaan kearsipan diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Indikator penilaian dalam akreditasi kearsipan meliputi Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan Arsip, SDM Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan, serta Organisasi Kearsipan. Akreditasi kearsipan ini dapat menjadi tolok ukur mutu dan kelayakan terhadap unit kearsipan. 

Adapun arsip yang dikelola Taspen meliputi Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Vital (seperti Arsip Peserta TASPEN), serta Arsip Statis. Terdapat sekitar 6,7 juta arsip peserta Taspen yang tersimpan di seluruh kantor cabang. Untuk meningkatkan efisiensi, Taspen telah menerapkan digitalisasi terhadap arsip-arsip klaim peserta sejak tahun 2011 melalui Electronic Leitz Ordner yang memungkinkan pengajuan klaim dilakukan secara daring tanpa perlu datang ke kantor cabang. Saat ini, Taspen sedang melengkapi kriteria penilaian berdasarkan hasil Pra-Akreditasi Kearsipan oleh ANRI pada 2019. (Z-11)