PEMBUATAN jadwal kegiatan belajar-mengajar yang baik di sekolah sangatlah penting agar proses kegiatan belajar mengajar (KBM) bisa berjalan dengan baik dan teratur, terlebih di masa pandemi ini yang memaksa aktivitas pengajaran dilakukan secara daring. Di sela kesibukan para guru ini, tentu tidak mudah bagi mereka untuk menyusun jadwal kegiatan belajar-mengajar karena harus menyesuaikan dengan segala keterbatasan yang ada. Kompleksnya pembuatan jadwal tentunya juga cukup menguras waktu, tenaga, dan pikiran.
Guna membantu kesulitan para guru ini, Kelompok Keahlian Matematika Industri dan Keuangan FMIPA ITB membuat aplikasi jadwal.guru. Aplikasi berbasis web yang diluncurkan pada 10 April 2021 itu diharapkan dapat membantu sekolah dalam proses penyusunan jadwal. Aplikasi berbasis website ini dapat digunakan secara gratis oleh sekolah negeri maupun swasta sebagai bentuk pengabdian masyarakat dari ITB untuk Indonesia.
Selama ini kekurangan jadwal yang disusun pihak sekolah terlalu monoton dan tidak pernah berubah, tiap tahun atau semesternya. Hal itu lantaran jadwal tersebut selalu mengacu pada jadwal tahun atau semester sebelumnya. Contohnya ada guru yang tahun atau semester sebelumnya mengajar pagi, sekarang mendapat jadwal pagi kembali. Akibatnya, mereka sulit beradaptasi apabila menemui halangan atau aktivitas berbeda dari tahun sebelumnya. Cara seperti ini kurang mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan khusus dari beberapa guru.
Solusi lain dalam pembuatan jadwal ialah membuat jadwal baru dari awal yang cukup sulit dan memakan waktu. Oleh karena itu, jadwal.guru hadir untuk membantu sekolah dalam membuat jadwal KBM. Aplikasi jadwal.guru dapat menyelesaikan masalah penjadwalan sesuai dengan penugasan guru dan tentunya tidak akan membuat jadwal yang berbentrokan serta dapat menerima kendala tembahan seperti guru yang tidak bisa mengajar pada hari dan jam tertentu.
Beberapa guru memiliki kendala seperti ini disebabkan beberapa hal, contohnya kepala sekolah yang memiliki agenda pertemuan rutin, ibu hamil yang tidak bisa mengajar terlalu pagi, dan sebagainya. Dengan aplikasi ini, dimungkinkan adanya pembatasan jam mengajar per hari sebab selain mengajar, guru juga perlu membuat persiapan dan evaluasi pengajaran sehingga mereka tidak harus mengajar sehari penuh.
Cara kerja aplikasi
Dalam aplikasi ini, kendala-kendala penugasan dan kendala tambahan guru diformulasikan menjadi model matematika dengan variabel keputusan bernilai yang biner. Model yang digunakan ialah integer linear programming dan optimisasi digunakan untuk meminimumkan fungsi objektif yang memenuhi kendala dari masalah tersebut. Seiring berjalannya waktu, model matematika dan user interface jadwal.guru akan terus diperbarui sesuai dengan kebutuhan dari pengguna.
Aplikasi jadwal.guru sudah diperkenalkan ke beberapa sekolah yang tersebar di Jawa Barat dalam sebuah pelatihan daring pada pertengahan April lalu yang dihadiri kepala sekolah, guru, tata usaha, mahasiswa, dan calon guru. Pelatihan diselenggarakan secara terbatas karena peserta perlu dibimbing secara detail satu per satu cara menggunakan aplikasi tersebut. Selain itu, diberikan pula materi mengenai algoritma penyelesaian masalah penjadwalan dengan metode optimisasi untuk menambah pengetahuan peserta dan memahami bagaimana cara kerja dan apa yang ada di dalam mesin. Mayoritas peserta menanggapi secara positif terkait dengan pelatihan dan peluncuran aplikasi ini.
Untuk menggunakan aplikasi ini, sekolah cukup mengunjungi halaman https://jadwal.guru membuat akun dan verifikasi data. Verifikasi diperlukan untuk mengetahui pengguna aplikasi berasal dari sekolah-sekolah formal. Setelah verifikasi dilakukan, sekolah dapat membuat jadwal KBM. Sekolah dapat menggunakan aplikasi ini secara gratis.
Untuk membuat jadwal, pengguna aplikasi cukup mengisi data penugasan dan kendala tambahan apabila diperlukan. Format pengisian data penugasan dan kendala tambahan sudah disediakan dalam bentuk tabel dan Excel, pengguna cukup mengisi sesuai format yang disediakan. Apabila diperlukan, pengguna dapat meminta bantuan admin untuk membantu proses pengisian data karena pengisian data ini sangat penting. Ketika data sudah lengkap dan sesuai format, pengguna dapat membuat jadwalnya dengan mengunggah file data ke tempat yang disediakan di aplikasi.
Proses kalkulasi ketika membuat jadwal dilakukan pada server yang dimiliki ITB. Pengguna cukup menunggu sampai kalkulasi selesai. Durasi kalkulasi bergantung pada banyaknya data yang dimasukkan beserta dengan kendala tambahan. Pengguna dapat melakukan aktivitas lain sambil menunggu. Bahkan, pengguna dapat menutup halaman browser-nya. Hasil jadwal yang sudah dibuat dapat dibuka pada menu Riwayat Kalkulasi.
Namun, hasil kalkulasi bisa saja tidak keluar disebabkan beberapa hal. Yang paling umum ialah kendala yang saling berkontradiksi. Kesalahan-kesalahan paling umum di antaranya format tidak sesua, penugasan beberapa guru yang tidak sesuai. Sebagai contoh, guru A ditugaskan mengajar sebanyak 12 jam dalam sepekan, tetapi slot waktu yang disediakan hanya ada 10 jam.
Selain itu, kesalahan lainya yang kerap terjadi ialah jumlah jam penugasan seluruh guru tidak sama dengan jumlah slot yang disediakan. Sebagai contoh, jumlah jam penugasan guru untuk kelas 12C ialah 40 jam, tetapi slot jadwal yang disediakan ada 50 jam. Selain karena format isian yang membuat error, Kendala tambahan yang sling kontrakdiksi juga dapat membuat error. Apabila ini terjadi pengguna dapat menghubungi admin agar diberikan bantuan.
Secara umum, semua keluaran (tampilan jadwal) sudah berupa tabel yang mudah dibaca pengguna dan dapat diunduh dalam format Excel. Hal ini memudahkan pengguna untuk mengubah sesuai dengan format yang biasa digunakan di sekolah masing-masing.
Untuk memudahkan, tersedia laman tutorial yang bisa diakses pada halaman jadwal.guru. Jika masih kesulitan, pengelola aplikasi dapat dihubungi melalui e-mail atau Whatsapp. Pihak sekolah juga disarankan mengikuti atau meminta pelatihan penggunaan aplikasi ini. Pihak ITB akan dengan senang hati memberikan pelatihan secara khusus untuk sekolah yang membutuhkan tanpa biasa apa pun alias gratis. Pelatihan dapat dilakukan secara daring maupun luring (apabila memungkinkan). Kelompok Keahlian Matematika Industri dan Keuangan FMIPA ITB akan terus mengembangkan aplikasi ini dan terus melayani sekolah yang membutuhkan. (M-4)
