ELO Buat Layanan PT Taspen Berubah 

CEPATNYA perubahan membuat perusahaan harus mengambil keputusan cepat. Syaratnya harus disertai informasi dan data yang memadai. Dapat diakses dengan cepat dan akurasi yang handal.

PT Taspen, salah satu BUMN yang mengelola dana pensiun bagi sekitar 6,7 juta aparatur sipil negara (ASN), pernah mengalami kesulitan lambatnya pelayanan. Hal itu disebabkan penataan dokumen yang belum digital.

"Sejak 2010 kami menggunakan ELO dan terjadi perubahan pelayan yang drastis," ungkap Agus Muharam, bagian IT PT Taspen saat diskusi Take Your Bussines Digital Office Be Analytics, di Jakarta, kemarin. Hadir founder ELO dari Jerman Mr Mosbach dan sejumlah perwakilan BUMN serta perusahaan nasional swasta lainnya.

Dia mengakui, proses otomatis dan terorganisir dengan baik dokumen melalui Elo menyingkat waktu pelayanan. ELO mampu menghubungkan sistem, mengotomatisasi arus dokumen dan informasi serta memantaunya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

"Usia pensiun PNS itu 58 tahun dan sejak itu sampai dia meninggal dokumen harus siap. Kalau dia baru meninggal pada usia 85, berarti dokumen harus disimpan selama lebih 25 tahun," ungkap Muharam.

Sebelum memakai ELO, ungkapnya, untuk memproses klaim asuransi membutuhkan waktu dua minggu hari kerja. Prosesnya pencarian dokumen membutuhkan waktu.

"Sekarang kami berani kasih tempo satu jam, klaim bisa cair (dibayarkan)," tegasmya.

Workflow ELO sudah memiliki fitur canggih sebagai standar. Tampilannya grafis sehingga model proses bisnis yang kompleks dapat dengan mudah dibuat. Sistem alur kerja dengan juga melibatkan sistem dan data perusahaan yang sudah ada. Standar tampilan dan penyediaan portlet standar memungkinkan integrasi fungsi alur kerja dengan mudah.

Jadi, misalnya, data faktur masuk secara otomatis ditransfer ke perangkat lunak standar untuk diposting, setelah diperiksa kemudian dikeluarkan atau diproses lebih lanjut. Dan gambar CAD juga dapat diintegrasikan dalam workflow. Selain fungsi standar, alur kerja ELO juga dapat dengan mudah diperluas dengan JavaScripts untuk fitur-fitur khusus.

Suatu perusahaan tentunya sering sering berhubungan dengan perusahaan lainnya dalam proses bisnis. Di sini, komunikasi antara internal dan eksternal perusahaan dapat berupa e-mail atau melalui halaman portal khusus. Berkenaan dengan e-mail, sistem workflow dapat dijalankan untuk pemeriksaan dan rilis email tersebut, kolaborasi kerja juga dapat dilakukan melalui pendekatan web portal. 

Dengan demikian tugas-tugas dapat dikumpulkan dan diproses bersama-sama oleh tim. Berbagai aplikasi perusahaan seperti e-mail atau manajemen hubungan pelanggan juga dapat dikoneksikan ke ELOenterprise, dan diselesaikan dengan aman.

Workflow ELO memiliki aturan proxy untuk memastikan bahwa jika ada hari libur atau sakit, faktur dan lainnya semuanya masih dapat diproses tepat waktu sehingga misalnya, jika ada diskon yang diberikan perusahaan vendor tidak terbuang percuma. 

Hal ini juga menghindari dan mencegah kesalahan dan gangguan manual karena proses bisnis dijalankan secara otomatis. Sehingga hal ini akan menghasilkan akan kualitas proses yang lebih baik dan lebih cepat. (O-2)