Fungsi Mail Merge dan Cara Membuatnya

MAIL merge merupakan fitur Microsoft Word yang memungkinkan Anda membuat surat, undangan atau dokumen dengan lebih cepat. Dengan fitur ini, pengiriman undangan menjadi lebih ringkas karena Anda tidak perlu membuat undangan satu per satu untuk setiap penerima. Selain undangan, dokumen lain seperti buletin, faktur, daftar, sertifikat, dan lainnya juga dapat dibuat lebih mudah dengan menggabungkannya.

Setidaknya diperlukan 2 dokumen untuk membuat kombinasi, yaitu dokumen induk dan dokumen data. Dokumen utama adalah domain utama yang berisi teks atau data yang Anda kirimkan. Sedangkan dokumen data adalah dokumen yang berisi informasi pendukung seperti nama penerima, alamat penerima dan daftar akun email yang akan menerima informasi yang Anda kirimkan. Dokumen data dapat menggunakan file dalam format xls atau csv.

Fungsi Mail Merge

Sesuai pengertiannya, fungsi utama dari mail merge adalah memudahkan kita dalam mengirimkan undangan atau email dalam jumlah yang banyak. Dengan fitur Mail merge, Anda tidak perlu mengisikan satu persatu informasi penerima pada dokumen yang anda kirimkan.
Ketika Anda menggunakan fitur mail merge, pembuatan dokumen jauh lebih efektif dan efisien serta Anda akan menghemat banyak waktu tentunya.

Cara Membuat Mail Merge

Berikut adalah cara yang dapat anda lakukan untuk membuat mail merge pada Microsoft Word:

1. Pilih menu “Mailings” di deret menu paling atas, lalu lanjutkan dengan meng-klik “Start Mail Merge”

2. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”

3. Pilih jenis dokumen yang anda buat, apakah surat, amplop, atau label

4. Setelah memilih dokumen yang dibutuhkan, pilih opsi “Next:Starting Document”

5. Klik “Next:Select Recipients”

6. Lanjut, buka dokumen file nama penerima yang ada di Microsoft Excel

7. Lalu, pilih “Next:Write Your Letter”

8. Kemudian, pilih “Address Block/Greeting Line/Electronic Postage”

9. Klik “OK”

10. Kemudian, klik “Next: Preview Your Letters”
(OL-5)