Aplikasi StaffAny Bantu UKM dalam Efisiensi Manajemen Personalia

MANAJEMEN personalia atau manajemen karyawan menjadi salah satu isu krusial yang dihadapi oleh usaha kecil menangah (UKM) yang sedang berkembang. Melihat fakta itu, aplikasi StaffANy yang dibuat untuk membantu UKM dalam manajemen pegawai shift terus berinovasi. 

Semenjak memperoleh pendanaan Seri A senilai Rp48,8 miliar (SGD$4.6 juta) yang dipimpin oleh GGV Capital pada January 2022 lalu, StaffAny mengumumkan bahwa mereka telah membantu klien-kliennya memonitoring lebih dari 17,6 juta jam karyawan dan membantu mereka menghemat 507 ribu jam kerja. 

Rata-rata klien StaffAny berhasil menghemat sekitar Rp255 juta (SGD$24,000) per tahun semenjak menggunakan platform StaffAny.

Kesuksesan ini tercapai beberapa saat setelah pengumuman peluncuran produk terbaru ‘Startup Plan’ yang dapat digunakan oleh para pemilik bisnis secara gratis. 

Semenjak diluncurkan pada Maret 2022, Startup Plan telah menggaet lebih dari 400 pengguna institusi. Melihat popularitas ini, Startup Plan kini juga dibuka untuk perusahaan rintisan baru yang berusia di bawah 1 tahun (dengan jumlah tim di bawah 25 orang).

Peluncuran produk itu didasari oleh kebutuhan digitalisasi dari berbagai industri yang masih menggunakan cara manual dan kertas dalam proses perencanaan dan penanganan SDM. 

“Kami betul-betul memahami tantangan pemilik bisnis dalam pengaturan karyawan berbasis shift. Aplikasi StaffAny dirancang untuk menjadi standar emas industri kedepannya dalam menghadapi tantangan ini. Tujuannya agar para klien kami meninggalkan cara lama yang bersifat manual dan mengadopsi sistem berbasis cloud untuk seluruh proses penanganan SDM, dimulai dari pengaturan shift, cuti, penjadwalan kerja, hingga kalkulasi pembayaran serba otomatis,” kata Janson Seah, CEO dan Co-Founder StaffAny.

Janson menambahkan,melalui teknologi StaffAny, pengguna dapat dengan mudah membuat dan memperbaharui jadwal kerja untuk memastikan sinkronisasi dan meminimalisir kesalahan setiap pegawai.

"Sistem juga akan melakukan sinkronisasi secara langsung, sehingga manager hanya perlu memeriksa dan melakukan penyesuaian ketika dibutuhkan. Harapannya adalah, adopsi pasar dan digitalisasi manajemen SDM pada perusahaan Indonesia dan Singapura semakin terakselerasi,” tambah Janson.

Bisnis yang baru berdiri cenderung tidak punya waktu ataupun keterampilan untuk mentransformasi operasional menjadi serba-digital dan serba-otomatis. Hal ini cenderung menimbulkan tantangan efisiensi dan pemanfaatan sumberdaya perusahaan seperti absensi kehadiran, kesalahan penugasan shift, penyalahgunaan waktu kerja, bahkan kesalahan pembayaran lembur. 

Baca juga : eCentrix Raih ISO 27001 Untuk Dukung Keamanan Data Perusahaan

“Kami melihat bahwa 60% bisnis baru gagal dalam dua tahun pertama karena manajemen staf dan perencanaan sumber daya yang kurang profesional. Karena itu, kami mengajak semua pelaku industri, terutama di sektor F&B untuk bisa meninggalkan cara lama dan merangkul sistem baru yang lebih efektif, transparan, dan menjawab kebutuhan SDM masa depan,” lengkap Janson. Menurut Janson, klien-klien StaffAny mampu menghemat hingga 3% biaya tenaga kerja per jam setelah menggunakan platform StaffAny.

Dengan adanya pandemi selama tiga tahun terakhir, kebutuhan terhadap industri SDM & personalia di seluruh dunia mengalami peningkatan yang signifikan. Tanpa terkecuali, Indonesia pun menghadapi tantangan baru yang terus berkembang dan menuntut kebutuhan akan standar digitalisasi manajemen tenaga kerja. Beberapa diantaranya adalah meningkatnya jumlah pekerja lepas (freelance).

Menurut Badan Pusat Statistik (BPS), pada 2021, jumlah pekerja lepas alias freelancer meningkat hingga 26% dibandingkan tahun sebelumnya, yaitu mencapai 33,34 juta. Tren ini tidak hanya terjadi di Indonesia. World Bank juga mencatat bahwa jumlah pekerja freelance tumbuh 30% setiap tahunnya, yang didominasi segmen usia 18-44 tahun. 

"Dengan perkembangan pesat metode kerja lepas, perusahaan pun perlu mencari cara untuk bisa menyediakan supervisi optimal, tanpa mengganggu alur kerja yang sudah ada. Salah satunya yakni dengan memanfaatkan platform StaffAny untuk mengatur jadwal kerja pekerja lepas secara transparan dan efektif," imbuh Janson.

Tantangan lainnya adalah, komunikasi berbasis teknologi. Seiring dengan dinamika metode kerja yang berubah, maka perusahaan pun membutuhkan platform komunikasi berbasis teknologi untuk memudahkan transparansi alur kerja dan koordinasi antar anggota tim. 

"Itulah mengapa, kehadiran platform panggilan konferensi (seperti Zoom, Google Meets) dan platform koordinasi kerja (seperti Slack, Microsoft Teams, dan StaffAny) mengalami lonjakan penggunaan yang signifikan sejak pandemi," ujar Janson.

Tantangan terakhir ialah lebih fokus pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan.. Selama pandemi, sebagian besar karyawan (89%) mengaku mengalami kelelahan ekstrem (burn out), terutama di tengah keadaan yang terus berubah. Oleh karena itu, divisi HR & personalia memiliki PR yang lebih besar, yaitu berfokus pada peningkatan kualitas hidup dan kesejahteraan karyawan. 

Ketika dua aspek tersebut tidak dijaga dengan seimbang, maka karyawan bisa mengundurkan diri untuk mencari alternatif yang lebih baik. Hal ini tercermin dalam fenomena “The Great Quits” yang sedang terjadi di Amerika Serikat, dimana 4,3 juta karyawan mengundurkan diri hampir di saat bersamaan dan mengakibatkan kekacauan industri kerja. 

"Seiring dengan perubahan tersebut, StaffAny pun berencana untuk melangkah lebih jauh dengan mempersiapkan solusi khusus untuk meminimalisir turnover staf. Kedepannya, selain manajemen waktu dan shift, StaffAny juga akan membantu pelaku usaha untuk meningkatkan interaksi dan engagement dengan para karyawan," pungkas Janson. (RO/OL-7)