Term of Reference (TOR): Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuat Kerangka Acuan Kerja

TERM of Reference (TOR) adalah sebuah dokumen yang harus disiapkan tim manajemen proyek, sebelum proyek dimulai. Dokumen ini berisi deskripsi acara dan perjanjian dengan pihak-pihak terkait. Tim manajemen proyek yang ditunjuk dalam proyek tersebut bertanggung jawab untuk menyusun TOR.

TOR dapat dianggap sebagai panduan pelaksanaan proyek. Tim manajemen proyek adalah pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan dan penyusunan TOR.

Secara sederhana, ketika Anda akan mengadakan kegiatan atau proyek yang melibatkan banyak pihak dan membutuhkan perencanaan yang rinci, Anda perlu memiliki alasan dan dasar yang kuat. Alasan dan tujuan tersebut kemudian diwujudkan dalam bentuk TOR. Isi TOR disusun berdasarkan pertanyaan-pertanyaan seperti What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. TOR juga dikenal sebagai Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Baca juga: Contoh Pidato Persuasif Menarik dengan Beragam Ide

Tujuan dan manfaat

1. Sebagai dasar perencanaan proyek atau kegiatan.
2. Sebagai dasar untuk penghitungan audit oleh manajemen dan keuangan.
3. Sebagai penilaian kualifikasi suatu proyek.
4. Sebagai alat pengendalian kinerja bagi pimpinan.

Baca Juga: Ingin Kembali Bekerja Saat Berusia Di Atas 30 Tahun? Ini Tipsnya

Langkah membuat TOR 

1. Menentukan judul proyek atau kegiatan.
2. Menuliskan latar belakang dengan rapi.
3. Menyebutkan tujuan-tujuan secara rinci.
4. Menuliskan semua elemen yang ada dalam TOR.
5. Mempertimbangkan keberlanjutan program (opsional).
6. Menyusun perhitungan anggaran dengan rinci.

Perhitungan anggaran merupakan elemen penting dalam pembuatan TOR. Rencana keuangan harus mencakup biaya awal proyek, biaya negosiasi dengan klien dan pihak terkait, biaya transportasi, serta biaya gaji tim proyek.

Sebagai informasi, TOR digunakan sebagai acuan dan panduan selama pelaksanaan proyek, serta sebagai referensi untuk mengevaluasi dan mengontrol kemajuan proyek tersebut.

Contoh TOR

Lomba Esai Mahasiswa

Tentunya dalam menunjang kreativitas mahasiswa dalam kegiatan menulis dan juga pengembangan pola pikir yang kritis, lomba menulis esai sering diadakan pada acara-acara kemahasiswaan. Lomba ini dapat meningkatkan kualitas mahasiswa dalam berargumen yang disampaikan melalui tulisan. Berikut contoh TOR kegiatan mahasiswa yang bertemakan lomba esai:

1. Latar Belakang

Indonesia adalah sebuah negara dengan populasi terbanyak keempat di dunia. Menurut Komisi Ilmu Sosial Akademi Ilmu Pengetahuan Indonesia dan Bank Dunia (2016), Indonesia akan mencapai puncak dividen demografisnya di antara tahun 2020 dan 2030. Selama masa ini, pemuda dengan rentang usia 15-32 tahun akan menjadi mayoritas demografi Indonesia.

Keterlibatan pemuda dalam pembangunan negara menjadi sangat penting dan bahwa merekalah pemegang masa depan masyarakat Indonesia. Kami mengambil tema ini karena sektor lingkungan adalah sektor yang krusial untuk perkembangan Indonesia. Kami percaya bahwa Indonesia memiliki potensi sumber daya manusia, untuk tercapainya lingkungan yang ramah lingkungan.

Melalui Lomba Esai Kreatif berharap agar para pemuda dapat menggali kreativitas dan mengeluarkan ide-ide menarik yang bertujuan untuk membangun bangsa dan negara, terutama tercapainya UUD 1945 Pasal 31 tentang pendidikan di Indonesia. Kami berharap peserta dapat merumuskan masalah yang tepat sasaran.

Kemudian para peserta juga mengusulkan solusi yang tertuang dalam karya tulisnya. Peserta juga diharapkan memiliki sudut pandang penilaian pribadi yang unik menurut preferensi masing-masing. Semoga seluruh pemuda Indonesia yang berpartisipasi dalam ajang Lomba Esai ini dapat dan akan terus berkarya untuk Indonesia.

2. Sasaran

1. Tergambarnya tingkat kepekaan   dan   kesadaran   kalangan   Muda/Mahasiswa dalam mewujudkan lingkungan yang ramah lingkungan dan terbentuknya kota hijau yang melalui efisiensi energi dan air.
2. Tergambarnya Variasi bentuk gagasan kreatif di kalangan Muda/Mahasiswa terhadap isu penyelamatan lingkungan dan kota hijau

3. Target Peserta

Target peserta lomba esai mahasiswa ini adalah mahasiswa dari perguruan tinggi manapun, untuk berbagai fakultas dan jurusan seluruh Indonesia. Untuk yang berasal dari kampus penyelenggara, wajib minimal menyertakan 2 esai perwakilan untuk tiap jurusan. Adapun tamu yang datang sebagai undangan adalah Rektor dan Pembantu Rektor, lalu ada Dekan dari masing-masing Fakultas kampus pihak penyelenggara

4. Tujuan

1. Mendapatkan gambaran tingkat kesadaran / kepekaan serta persepsi Mahasiswa terhadap isu lingkungan terkini.
2. Mendorong kalangan Muda/Mahasiswa untuk mengungkapkan gagasan kreatif terhadap upaya menyelamatkan lingkungan.
3. Memotivasi kalangan Muda/Mahasiswa untuk berkontribusi terhadap terwujudnya lingkungan yang ramah lingkungan dan kota hijau.

5. Syarat dan Ketentuan

1. Peserta adalah Mahasiswa baik Perguruan Tinggi Negeri maupun Swasta.
2. Calon Peserta pada saat pendaftaran menyerahkan foto copy kartu Mahasiswa.
3. Pengumpulan Karya diserahkan dalam bentuk print out / hard copy dan softcopy dalam bentuk CD.
4. Esai yang dikirimkan merupakan esai yang belum pernah diperlombakan/ dipublikasikan sebelumnya dan merupakan karya original. Lembar pernyataan keaslian dan belum pernah dilombakan atau dipublikasikan dan tanda tangan bermaterai oleh Ketua Kelompok.

6. Tempat Pelaksanaan

Esai dapat dikerjakan dari tempat masing-masing peserta, dengan pengumpulan esai dilakukan bisa secara langsung kepada panitia ataupun pengiriman melalui pos untuk peserta yang berada di luar wilayah. Setelah dilakukan seleksi, nantinya esai terbaik akan dipresentasikan peserta melalui zoom meetings yang pengumumannya akan diberitahukan di website dan sosial media.

7. Syarat penulisan

1. Naskah esai ditulis minimal 5 dan maksimal 10 halaman.
2. Jumlah halaman yang tidak sesuai dengan ketentuan jumlah halaman tersebut dapat mengurangi penilaian.
3. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia baku dengan tata bahasa dan ejaan yang disempurnakan, sederhana, jelas, satu kesatuan, mengutamakan istilah yang mudah dimengerti, tidak menggunakan singkatan seperti: tdk, tsb, yg, dgn, dll., sbb.
4. Esai dijilid menggunakan mika bening, rangkap 4.

Nah selamat mencoba membuat TOR. (Z-3)